5 herramientas para mejorar el trabajo en oficina

BTODigital

trabajo en casaPara muchos profesionales, trabajar desde casa fue la tónica dominante durante la pandemia. Ahora que toca volver al trabajo en oficina, es el momento de aprovechar las herramientas que nos brinda la digitalización para mejorar la productividad y la organización sin dejar de lado las ventajas de desempeñarse en un entorno laboral presencial.

A pesar de que las soluciones digitales nos ofrecen una manera de optimizar nuestra operativa, no podemos olvidar que se trata de extensiones de nosotros mismos, que alcanzan su máximo potencial en equipos de trabajo cohesionados y motivados. En este sentido, trabajar cara a cara con nuestros colaboradores nos impulsa a alcanzar las metas colectivas y a participar gracias al dinamismo que generan las personas cuando se reúnen.

Trabajo en oficina: Herramientas online indispensables

Muchas empresas y emprendedores de nuestro país ya confían en las siguientes herramientas online para hacer más fluido su proceso de trabajo, y mejorar la coordinación y la comunicación entre sus empleados. Toma nota.

1. Trello

Trello es una herramienta de planificación y gestión de proyectos basada en tableros y tarjetas que pueden editarse en función de los permisos de cada usuario. Como gestor, puedes establecer tareas, plazos de entrega, hilos de discusión, checklists, etc., para organizar a tus empleados. Desde un único lugar, puedes monitorizar el estado de tus proyectos y lanzar acciones correctivas para alinear a tus empleados con las necesidades operativas.

Su funcionamiento es sencillo, cada tablero representa un área de responsabilidad. En los tableros puedes añadir listas para facilitar la ordenación de las tarjetas. Estas últimas, son la columna vertebral de Trello. Cada tarjeta puede ser una tarea o ámbito de actuación; puedes añadir a tus empleados a las tarjetas en función de si son relevantes para ellos. Los usuarios pueden comentar, marcar como “done” las tarjetas, añadir reacciones, imágenes y un sinfín de funciones más.

Y lo mejor de todo, las tarjetas se pueden mover de un entorno a otro para favorecer la flexibilidad.

2. Slack

Se trata de una aplicación de mensajería para negocios que puede transformar tus comunicaciones con clientes y empleados y enriquecerlas. Puedes crear diferentes canales para organizar a todos tus colaboradores. Además, te ofrece más de 150 integraciones con otras herramientas, como Google Drive, Trello o Zendesk.

Slack combina diferentes aplicaciones de trabajo, de modo que los equipos remotos pueden seguir siendo productivos mientras tú supervisas su rendimiento, te aseguras de que se cumplan los plazos, verificas los documentos de cada proyecto y administras el soporte.

Los canales se pueden separar por tareas, clientes, regiones o equipos. Slack proporciona aplicaciones nativas para Android e iOS con un rendimiento máximo, incluida la capacidad de compartir canales con proveedores y socios comerciales.

3. Zoom

Zoom es una aplicación de llamadas grupales con una calidad de video increíble, una interfaz simple y un precio razonable. Al programar una reunión con un cliente, proveedor o colaborador, los participantes pueden deslizarse fácilmente hacia la izquierda desde el altavoz principal para cambiar a una vista de galería para conversaciones grupales. Las funciones adicionales de Zoom incluyen un uso compartido de voz, una mensajería instantánea, un sistema telefónico innovador, un intercambio de archivos y mucho más.

4. Google Drive

Google Drive es una de las aplicaciones de comunicación y almacenamiento más populares. La plataforma funciona como una nube para mantener tus archivos en una ubicación segura y centralizada. Tus trabajadores pueden guardar y compartir presentaciones, hojas de cálculo y documentos de todo tipo. Los archivos se pueden sincronizar en todos los dispositivos, lo que permite a los usuarios revisar y modificar tareas desde cualquier lugar.

Para que veas un ejemplo de su potencial, Drive te permite crear documentos interactivos (word, excel, powerpoint, etc.) que pueden editarse entre todos los usuarios con permisos a dichos documentos. Cada cambio se guarda de forma automática y queda una trazabilidad total de cada registro y actividad de los usuarios.

5. Loom

Esta solución de grabación de vídeo te permite crear videomensajes, presentaciones y tutoriales que luego puedes almacenar y compartir fácilmente. Puedes grabar tu escritorio mientras explicas un nuevo proceso o introduces un nuevo producto/servicio a tus empleados/clientes.

Cuando se trata de explicaciones complejas, el vídeo es la mejor opción, no solo porque te permite expresarte de manera completa y fluida, sino porque te da la opción de integrar otros recursos didácticos (imágenes, gráficos, etc,) a medida que realizas tu exposición.

Está disponible como un software descargable (que funciona con conexión a internet) o una extensión de Chrome que te hace la vida muy fácil.

Para terminar, te recordamos que si no cuentas con oficinas físicas en Toledo donde reunirte con tu equipo o con tus clientes, puedes disponer del Centro de Negocios Italia 113, inaugurado en el año 2003. Ofrecemos despachos y salas acondicionadas totalmente equipadas, así como soporte administrativo, de recepción y secretariado. ¡Disfruta de las ventajas del trabajo en oficina!

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OFICINA O DESPACHO
INDIVIDUAL

DESCRIPCIÓN:

Se trata de una oficina para un solo puesto de trabajo, ideal para que cualquier profesional independiente o autónomo desarrolle su actividad; equipada con una mesa de trabajo, sillón, sillas confidentes, armarios con estanterías y archivadores.  

SERVICIOS INCLUIDOS:

  • Fibra óptica
  • Recepción de llamadas
  • Recepción de visitas
  • Recepción de correo
  • Sala de reuniones
  • Aula de formación
  • Climatización
  • Suministros (Electricidad, agua, gas)
  • Servicio de limpieza
  • Servicio de mantenimiento
  • Acceso 24h.
  • Acceso a zonas comunes

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